PRIVACYBELEID

1. TOEPASSINGSGEBIED VAN HET BELEID EN VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKEN

Dit Privacybeleid beschrijft hoe de hieronder vermelde A-STAY-entiteiten uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, raadplegen, bewaren of anderszins verwerken wanneer u onze website gebruikt, een reservatie maakt, of incheckt en verblijft in een A-STAY-vestiging.

Afhankelijk van de verwerking treden de volgende entiteiten op als verwerkingsverantwoordelijke:

• A-STAY BV, ondernemingsnummer 0680.695.124, maatschappelijke zetel te Soenenspark 1, 9051 Gent, België — voor de website www.a-stay.com, nieuwsbrieven, marketing, wedstrijden, sociale media en sollicitaties.
• A-STAY Pelikaanstraat NV, ondernemingsnummer 0727.908.190, maatschappelijke zetel te Soenenspark 1, 9051 Gent, België — uitbater van A-STAY Hotel, Pelikaanstraat 86, 2018 Antwerpen — voor reservaties en verblijven in A-STAY Hotel.
• A-STAY Plantin BV, ondernemingsnummer 1043783643, maatschappelijke zetel te Soenenspark 1, 9051 Gent, België — uitbater van A-STAY Studios, Plantin en Moretuslei 101, 2018 Antwerpen — voor reservaties en verblijven in A-STAY Studios.

In dit Privacybeleid verwijzen "A-STAY", "wij" en "ons" naar de verwerkingsverantwoordelijke die verantwoordelijk is voor de betrokken verwerking. De entiteit die de door u geboekte vestiging uitbaat (de "Uitbater"), wordt vermeld op uw reservatiebevestiging en factuur.

STAYC GROUP BV, ondernemingsnummer 0792.754.175, Soenenspark 1, 9051 Gent, verleent bepaalde gedeelde groepsdiensten, waaronder IT, financiën en revenue management. Afhankelijk van de betrokken verwerkingsactiviteit kan STAYC GROUP BV persoonsgegevens verwerken namens de betrokken A-STAY-entiteit of optreden als afzonderlijke of gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke.

Dit Privacybeleid is opgesteld op basis van Verordening (EU) 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (de "AVG") en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. Begrippen die in artikel 4 van de AVG zijn gedefinieerd (bijvoorbeeld persoonsgegevens, verwerkingsverantwoordelijke, verwerker) hebben de daar gegeven betekenis. U geniet steeds de rechten die de AVG verleent, ongeacht uw nationaliteit.

Lees dit Privacybeleid aandachtig om te begrijpen hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan. Het wordt u ter informatie verstrekt; de rechtsgronden waarop wij ons baseren, worden uiteengezet in afdeling 5.

2. GEGEVENS DIE WIJ VERZAMELEN

2.1 Gegevens die u ons verstrekt

Dit zijn gegevens die u verstrekt door formulieren in te vullen op www.a-stay.com ("onze website"), of door met ons te corresponderen per telefoon, e-mail of anderszins, onder meer wanneer u een reservatie maakt, zich inschrijft op de nieuwsbrief, deelneemt aan wedstrijden, inlichtingen vraagt of solliciteert. Het kan gaan om uw naam, aanspreektitel, geboortedatum, adres, e-mailadres, telefoonnummer, nationaliteit, type en nummer van uw identiteitsdocument (wanneer vereist door de wetgeving inzake de registratie van gasten), betalingsgegevens en, voor sollicitaties, professionele informatie (zoals huidige en vroegere tewerkstelling).

2.2 Gegevens die wij verzamelen wanneer u onze website bezoekt

• Technische informatie, waaronder het IP-adres dat wordt gebruikt om uw toestel met het internet te verbinden, het type en de versie van de browser, de tijdzone-instelling, de types en versies van browserplug-ins, het besturingssysteem en het platform;
• Uw toestel-ID;
• Informatie over uw bezoek, waaronder de volledige URL, de clickstream naar, via en vanaf onze website (met inbegrip van datum en tijd), bekeken of gezochte diensten, responstijden van pagina's, downloadfouten, de duur van bezoeken aan bepaalde pagina's, informatie over interactie met de pagina (zoals scrollen, klikken en mouse-overs) en de methoden die worden gebruikt om de pagina te verlaten.

Cookies en soortgelijke technologieën worden enkel met uw toestemming geplaatst wanneer de wet dat vereist. Meer details vindt u in ons Cookiebeleid.

2.3 Gegevens die wij uit andere bronnen ontvangen

Wij ontvangen gegevens over u van derden, waaronder online reisbureaus en boekingsplatforms (zoals Booking.com, Expedia en Airbnb), reisagenten en zakenreisbureaus, uw werkgever wanneer die namens u boekt, zakenpartners, onderaannemers voor technische en betalingsdiensten, advertentienetwerken, aanbieders van analysediensten en aanbieders van zoekinformatie.

3. HOE WIJ UW GEGEVENS GEBRUIKEN

3.1 Gegevens die u ons verstrekt

• Om onze verplichtingen na te komen uit elke overeenkomst tussen u en ons en om u de informatie en diensten te verstrekken waarom u verzoekt;
• Om wedstrijden te organiseren waaraan u deelneemt en u over de resultaten te informeren;
• Om u informatie te sturen over onze eigen soortgelijke diensten, wanneer u daarvoor toestemming hebt gegeven of, voor zover toegestaan door de toepasselijke regels inzake direct marketing, wanneer u een bestaande gast bent en geen bezwaar hebt gemaakt;
• Om uw sollicitatie te beoordelen en te evalueren;
• Om u op de hoogte te brengen van wijzigingen in onze diensten.

3.2 Gegevens die op onze website worden verzameld

• Om onze website te beheren, met inbegrip van probleemoplossing, gegevensanalyse, tests, onderzoek, statistische doeleinden en enquêtes;
• Om onze website te verbeteren en de inhoud op de meest doeltreffende manier voor uw toestel weer te geven;
• Om u in staat te stellen interactieve functies te gebruiken wanneer u daarvoor kiest;
• Om onze website veilig en beveiligd te houden;
• Wanneer u hebt ingestemd met de betrokken cookies, om de doeltreffendheid van onze reclame te meten en u relevante reclame en aanbevelingen te tonen.

3.3 Reservaties

Doeleinden: het maken en afronden van uw reservatie; het versturen van uw boekingsbevestiging en van e-mails vóór aankomst; het beheren van wijzigingen, annuleringen, betalingen en facturatie; het naleven van wettelijke verplichtingen.

Gegevens: aanspreektitel; naam van de gast en eventuele medegasten; adres (met inbegrip van land); aankomst- en vertrekdatum; e-mailadres; gsm-nummer; type en vervaldatum van de betaalkaart (kaartnummers worden door onze betalingsdienstaanbieder in getokeniseerde vorm verwerkt en opgeslagen).

Bron: rechtstreeks van u via onze website, per e-mail of telefoon; van boekingskanalen van derden, reisagenten of uw werkgever.

Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst en naleving van wettelijke verplichtingen.

Ontvangers (voor zover vereist): de Uitbater van de geboekte vestiging, STAYC GROUP BV (ondersteunende diensten), IT-dienstverleners die betrokken zijn bij het boekingsproces (waaronder onze property management- en channel management-systemen), betalingsdienstaanbieders, aanbieders van e-mailcommunicatie.

Kanalen van derden: wanneer u via een kanaal van een derde boekt, is dat kanaal een onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die u het verstrekt en is zijn eigen privacybeleid van toepassing. Verzoeken om een dergelijke reservatie te wijzigen of te annuleren, moeten aan het kanaal worden gericht, in overeenstemming met artikel 2.3(b) van onze Algemene Voorwaarden.

3.4 Inchecken en uitchecken

Doeleinden: het registreren van aankomst en vertrek; het vaststellen van uw identiteit voor de facturatie en voor de naleving van de wetgeving inzake de registratie van gasten (politionele registratie); het verkrijgen van een kaartwaarborg of borg; het beheren van de betaling; het uitreiken en versturen van uw elektronische factuur.

Gegevens: aanspreektitel; naam van de gast en medegasten; adres; aankomst- en vertrekdatum; e-mailadres; telefoonnummer; geboortedatum; nationaliteit; nummer van het identiteitsdocument; betaalkaartgegevens (getokeniseerd).

Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst; naleving van wettelijke verplichtingen (registratie van gasten, boekhouding en fiscaliteit).

Ontvangers: de Uitbater; STAYC GROUP BV; IT-dienstverleners; overheidsinstanties wanneer de wet dat vereist.

3.5 Tijdens uw verblijf

Doeleinden: housekeeping, onderhoud en andere diensten ter plaatse (zoals wasserij of parkeren); kaartwaarborg of borg; het terugbezorgen van verloren of vergeten voorwerpen; het beheren van uw voorkeuren indien u ons daarom vraagt.

Gegevens: aankomst- en vertrekdatum; e-mailadres; naam van de gast en medegasten; gsm-nummer.

Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij de organisatie van de dagelijkse werking, het personaliseren van diensten op uw verzoek en het identificeren van de eigenaar van verloren voorwerpen; uitvoering van een overeenkomst.

Ontvangers: de Uitbater; STAYC GROUP BV; IT-dienstverleners.

3.6 Gecombineerde gegevens

Wij kunnen gegevens uit andere bronnen combineren met gegevens die u ons verstrekt, wanneer u daarvoor toestemming hebt gegeven, om de doeltreffendheid van reclame te meten en aanbevelingen te doen over diensten die u mogelijk interesseren.

4. BEWAKINGSCAMERA'S IN PUBLIEK TOEGANKELIJKE RUIMTEN

Om de veiligheid en beveiliging van gasten, personeel en eigendommen te waarborgen, worden bewakingscamera's gebruikt in publiek toegankelijke ruimten zoals de lobby, gangen, liften, parkeerzones en andere gemeenschappelijke ruimten. Hun aanwezigheid wordt aangegeven met de wettelijk vereiste pictogrammen. Het cameratoezicht gebeurt overeenkomstig de Belgische wet van 21 maart 2007 tot regeling van de plaatsing en het gebruik van bewakingscamera's.

Doel: uitsluitend het toezicht op de veiligheid en beveiliging van personen en goederen. De camera's worden niet gebruikt om de prestaties van werknemers te controleren of het gedrag van gasten te volgen.

Locatie: er worden geen camera's geplaatst in private ruimten zoals gastenkamers of toiletten.

Bewaring: de beelden worden veilig opgeslagen en gedurende maximaal één (1) maand bewaard, tenzij zij nodig zijn om een misdrijf, schade of overlast te bewijzen of om een dader, een verstoorder van de openbare orde, een getuige of een slachtoffer te identificeren, in welk geval zij zo lang als voor dat doel nodig mogen worden bewaard.

Toegang: de toegang is beperkt tot gemachtigd personeel en de beelden kunnen worden gedeeld met politionele of gerechtelijke overheden wanneer de wet dat vereist of in verband met een veiligheids- of beveiligingsincident.

Verwerkingsverantwoordelijke: de Uitbater van de betrokken vestiging (rechtsgrond: gerechtvaardigd belang bij beveiliging).

5. RECHTSGRONDEN

Uw gegevens worden verwerkt op de volgende rechtsgronden:

• Uitvoering van een overeenkomst met u, of op uw verzoek genomen maatregelen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst (bv. een reservatie, deelname aan een wedstrijd, een arbeidsovereenkomst);
• Naleving van een wettelijke verplichting (bv. registratie van gasten, boekhoudkundige en fiscale verplichtingen);
• Onze gerechtvaardigde belangen, voor zover uw grondrechten en fundamentele vrijheden niet zwaarder wegen (bv. beveiliging van onze vestigingen en website, fraudepreventie, dagelijkse werking, klantendienst; direct marketing aan bestaande gasten, voor zover toegestaan door het toepasselijke recht);
• Uw toestemming (bv. marketing-e-mails, niet-essentiële cookies, gebruik van uw berichten op sociale media). U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de eerdere verwerking.

6. VERSTREKKING VAN UW GEGEVENS

Wij delen uw gegevens enkel wanneer dat noodzakelijk is voor de hierboven beschreven doeleinden, met:

• de andere in afdeling 1 vermelde A-STAY-entiteiten en STAYC GROUP BV;
• overheidsinstanties (met inbegrip van gerechtelijke en politionele overheden);
• banken en verzekeraars;
• onze professionele adviseurs (bv. bedrijfsrevisoren, juridische en financiële adviseurs, sociaal secretariaat);
• aanbieders van rekruteringsdiensten;
• onze IT-dienstverleners (bv. property management, channel management, revenue management en bedrijfssoftware);
• onze aanbieders van marketingdiensten;
• aanbieders van online betalingsdiensten;
• aanbieders van analyse- en zoekmachinediensten die ons helpen onze website te verbeteren (bv. Google), wanneer u hebt ingestemd met de betrokken cookies.

Wij verstrekken uw gegevens ook aan derden:

• indien wij een onderneming of activa verkopen of kopen, aan de potentiële verkoper of koper van die onderneming of activa;
• indien een A-STAY-entiteit of nagenoeg al haar activa door een derde worden overgenomen, in welk geval klantgegevens tot de overgedragen activa kunnen behoren;
• indien wij wettelijk verplicht zijn uw gegevens te verstrekken, of om de rechten, eigendommen of veiligheid van A-STAY, onze gasten of anderen te beschermen, met inbegrip van de uitwisseling van informatie met overheidsinstanties in geval van bijvoorbeeld een cyberbeveiligingsincident.

Wanneer een dienstverlener persoonsgegevens uitsluitend namens ons verwerkt, treedt hij op als verwerker en is hij gebonden door een verwerkersovereenkomst overeenkomstig de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Andere ontvangers, waaronder groepsentiteiten, kunnen afhankelijk van de betrokken verwerkingsactiviteit optreden als afzonderlijke of gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken.

7. DOORGIFTEN BUITEN DE EER

Wij kunnen uw gegevens doorgeven naar een bestemming buiten de Europese Economische Ruimte (EER), waaronder de Verenigde Staten, wanneer dat passend is om de in afdeling 3 uiteengezette doeleinden te verwezenlijken of om uw gegevens te verstrekken overeenkomstig afdeling 6.

Wanneer wij dat doen, zorgen wij ervoor dat uw gegevens worden beschermd door een van de volgende waarborgen:

• de Europese Commissie heeft besloten dat het land een passend beschermingsniveau waarborgt (artikel 45 AVG), met inbegrip van, voor de Verenigde Staten, de certificering van de ontvanger onder het EU-US Data Privacy Framework; of
• de doorgifte is onderworpen aan door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (artikel 46(2) AVG), samen met eventueel vereiste aanvullende maatregelen.

U kunt een kopie van de betrokken waarborgen verkrijgen door contact met ons op te nemen (zie afdeling 13).

8. UW RECHTEN

U beschikt over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens, die u kunt uitoefenen door contact met ons op te nemen zoals uiteengezet in afdeling 13:

• het recht op inzage in de gegevens die wij over u bijhouden;
• het recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• het recht op gegevenswissing, in bepaalde omstandigheden;
• het recht op beperking van de verwerking, in bepaalde omstandigheden;
• het recht op overdraagbaarheid van gegevens, d.w.z. het recht om uw gegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen;
• het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van onze gerechtvaardigde belangen, en om te allen tijde bezwaar te maken tegen direct marketing;
• het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken, wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd;
• het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. In België is dat de Gegevensbeschermingsautoriteit (Autorité de protection des données), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.dataprotectionauthority.be.

Wij moeten mogelijk bepaalde gegevens bewaren voor wettelijke of administratieve doeleinden (bv. boekhoudkundige stukken), zelfs na een verzoek tot wissing.

Gelieve uw verzoek per e-mail te versturen met "Data privacy request" in de onderwerpregel. Wanneer wij redelijke twijfels hebben over uw identiteit, kunnen wij u om aanvullende informatie vragen om die te bevestigen. Wij antwoorden binnen een maand na ontvangst van uw verzoek. Deze termijn kan indien nodig met nog twee maanden worden verlengd, in welk geval wij u daarvan binnen de eerste maand in kennis stellen.

9. BEVEILIGING

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om ongeoorloofde toegang tot of verstrekking van uw gegevens te voorkomen. Hoewel wij ernaar streven een veilige website aan te bieden, kan de vertrouwelijkheid van communicatie die via het internet of per e-mail wordt verstuurd niet volledig worden gegarandeerd.

Wanneer u over een wachtwoord beschikt om toegang te krijgen tot bepaalde delen van onze website, bent u verantwoordelijk voor de vertrouwelijkheid ervan. Deel uw wachtwoord niet, gebruik het niet opnieuw op andere sites en gebruik geen voor de hand liggende wachtwoorden.

10. BEWARING

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig voor de in dit Privacybeleid beschreven doeleinden. In het bijzonder:

• Gegevens voor de registratie van gasten: gedurende de termijn vereist door de toepasselijke wetgeving inzake de registratie van gasten;
• Facturen en boekhoudkundige stukken: tien (10) jaar, zoals vereist door het Belgische boekhoudkundige en fiscale recht;
• Operationele verblijfsgegevens (housekeeping, voorkeuren, toegang): tot 24 uur na het einde van uw verblijf, tenzij u ons hebt gevraagd uw voorkeuren bij te houden;
• Camerabeelden: een maand, onder voorbehoud van afdeling 4;
• Online aanvragen: zo lang als nodig om uw aanvraag te beantwoorden;
• Wedstrijden: zo lang als nodig om de wedstrijd te beheren;
• Inschrijvingen op de nieuwsbrief: tot u zich uitschrijft;
• Sollicitaties: 6 maanden na het einde van de rekruteringsprocedure, tenzij u instemt met een langere termijn.

Gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dat nodig is in verband met een bestaand of potentieel geschil (tot het geschil is beslecht) of om te voldoen aan een wettelijke of reglementaire verplichting.

11. EXTERNE WEBSITES

Onze website kan links bevatten naar en van websites of applicaties van onze partners, adverteerders en verbonden ondernemingen, en naar boekingskanalen van derden. Deze vallen niet onder onze controle en hebben hun eigen privacybeleid, waarvoor wij geen verantwoordelijkheid aanvaarden. Raadpleeg dat beleid voordat u gegevens verstrekt.

12. WIJZIGINGEN VAN DIT PRIVACYBELEID

Wij kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd en, waar passend, per e-mail aan u meegedeeld. Raadpleeg deze pagina regelmatig.

13. CONTACTGEGEVENS

Vragen, opmerkingen en verzoeken met betrekking tot dit Privacybeleid of de uitoefening van uw rechten kunt u richten aan [email protected] of per post aan de betrokken, in afdeling 1 vermelde verwerkingsverantwoordelijke, Soenenspark 1, 9051 Gent, België.

Voor vragen over een specifieke reservatie kunt u ook contact opnemen met [email protected] (A-STAY Hotel) of [email protected] (A-STAY Studios).

14. TOEPASSELIJK RECHT EN GESCHILLEN

Behoudens andersluidende dwingende wetsbepalingen wordt dit Privacybeleid beheerst door het Belgisch recht. Geschillen vallen onder de bevoegdheid van de rechtbanken van Gent, onverminderd uw recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit of om een vordering in te stellen bij de rechtbanken waarop u krachtens dwingend recht aanspraak kunt maken.

15. UW A-STAY-BERICHTEN OP SOCIALE MEDIA DELEN

Wij zien uw A-STAY-berichten op sociale media heel graag. Wij kunnen u om uw toestemming vragen om uw foto's of video's te delen op onze eigen kanalen (Facebook, Instagram, LinkedIn, X, TikTok, Pinterest) en onze website, en om ze te gebruiken in nieuwsbrieven, mailings, flyers en presentaties.

Wij hergebruiken uw content enkel indien u daar uitdrukkelijk mee instemt in antwoord op ons verzoek. Door in te stemmen verleent u A-STAY BV een niet-exclusieve, royaltyvrije, wereldwijde licentie om uw foto's en video's voor marketingdoeleinden te gebruiken en te delen, met inbegrip van het recht om ze te reproduceren, te verspreiden en te bewerken (zonder de betekenis ervan te wijzigen). U bevestigt dat u de rechten op het materiaal bezit en de toestemming hebt van iedereen die erin voorkomt.

U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door een e-mail te sturen naar [email protected]; wij verwijderen uw foto of video binnen 14 dagen van onze kanalen. Materiaal dat al werd gebruikt in gedrukte nieuwsbrieven, flyers of presentaties kan niet worden ingetrokken, maar zal niet opnieuw worden gebruikt.

Laatst bijgewerkt: 8 oktober 2026