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  • Un client lit un magazine allongé sur le lit d’une chambre A-STAY Anvers

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

1. CHAMP D’APPLICATION DE LA POLITIQUE ET RESPONSABLES DU TRAITEMENT

La présente Politique de confidentialité décrit la manière dont les entités A-STAY énumérées ci-dessous collectent, utilisent, consultent, conservent ou traitent d’une autre manière vos données à caractère personnel lorsque vous utilisez notre site web, effectuez une réservation, ou effectuez votre check-in et séjournez dans un établissement A-STAY.

Selon le traitement, les entités suivantes agissent en qualité de responsable du traitement :

  • A-STAY BV, numéro d’entreprise 0680.695.124, siège social Soenenspark 1, 9051 Gand, Belgique — pour le site web www.a-stay.com, les newsletters, le marketing, les concours, les réseaux sociaux et les candidatures.
  • A-STAY Pelikaanstraat NV, numéro d’entreprise 0727.908.190, siège social Soenenspark 1, 9051 Gand, Belgique — exploitant d’A-STAY Hotel, Pelikaanstraat 86, 2018 Anvers — pour les réservations et les séjours à A-STAY Hotel.
  • A-STAY Plantin BV, numéro d’entreprise 1043783643, siège social Soenenspark 1, 9051 Gand, Belgique — exploitant d’A-STAY Studios, Plantin en Moretuslei 101, 2018 Anvers — pour les réservations et les séjours à A-STAY Studios.

Dans la présente Politique de confidentialité, « A-STAY » et « nous » désignent le responsable du traitement compétent pour le traitement concerné. L’entité qui exploite l’établissement que vous réservez (l’« Exploitant ») est indiquée dans votre confirmation de réservation et sur votre facture.

STAYC GROUP BV, numéro d’entreprise 0792.754.175, Soenenspark 1, 9051 Gand, fournit certains services partagés au sein du groupe, notamment en matière d’informatique, de finance et de gestion des revenus. Selon l’activité de traitement concernée, STAYC GROUP BV peut traiter des données à caractère personnel pour le compte de l’entité A-STAY concernée ou agir en qualité de responsable du traitement distinct ou conjoint.

La présente Politique de confidentialité est rédigée sur la base du Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel (le « RGPD ») et de la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel. Les termes définis à l’article 4 du RGPD (par exemple données à caractère personnel, responsable du traitement, sous-traitant) ont la signification qui leur est donnée dans cet article. Vous bénéficierez toujours des droits prévus par le RGPD, quelle que soit votre nationalité.

Veuillez lire attentivement la présente Politique de confidentialité afin de comprendre comment nous traitons vos données à caractère personnel. Elle vous est fournie à titre d’information ; les bases juridiques sur lesquelles nous nous fondons sont exposées à la section 5.

2. INFORMATIONS QUE NOUS COLLECTONS

2.1 Informations que vous nous fournissez

Il s’agit des informations que vous nous fournissez en remplissant des formulaires sur www.a-stay.com (« notre site web »), ou en correspondant avec nous par téléphone, par e-mail ou autrement, notamment lorsque vous effectuez une réservation, vous inscrivez à la newsletter, participez à des concours, posez des questions ou postulez à un emploi. Elles peuvent comprendre vos nom, titre de civilité, date de naissance, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone, nationalité, type et numéro de document d’identité (lorsque la législation relative à l’enregistrement des clients l’exige), informations de paiement et, pour les candidatures, des informations professionnelles (telles que votre emploi actuel et vos emplois précédents).

2.2 Informations que nous collectons lorsque vous visitez notre site web
  • Des informations techniques, notamment l’adresse IP utilisée pour connecter votre appareil à Internet, le type et la version du navigateur, le paramètre de fuseau horaire, les types et versions des plug-ins du navigateur, le système d’exploitation et la plateforme ;
  • L’identifiant de votre appareil ;
  • Des informations sur votre visite, notamment l’URL complète, le parcours de navigation (clickstream) vers, sur et depuis notre site web (y compris la date et l’heure), les services consultés ou recherchés, les temps de réponse des pages, les erreurs de téléchargement, la durée des visites sur certaines pages, les informations d’interaction avec les pages (telles que le défilement, les clics et les survols de la souris) et les méthodes utilisées pour quitter la page.

Les cookies et technologies similaires ne sont placés qu’avec votre consentement lorsque la loi l’exige. Des informations détaillées figurent dans notre Politique en matière de cookies.

2.3 Informations que nous recevons d’autres sources

Nous recevons des informations vous concernant de la part de tiers, notamment d’agences de voyages en ligne et de plateformes de réservation (telles que Booking.com, Expedia et Airbnb), d’agents de voyages et de sociétés de gestion de voyages d’affaires, de votre employeur lorsqu’il réserve pour votre compte, de partenaires commerciaux, de sous-traitants dans le domaine des services techniques et de paiement, de régies publicitaires, de fournisseurs de services d’analyse et de fournisseurs d’informations de recherche.

3. UTILISATION DE VOS INFORMATIONS

3.1 Informations que vous nous fournissez
  • Pour exécuter nos obligations découlant de tout contrat conclu entre vous et nous et pour vous fournir les informations et services que vous demandez ;
  • Pour organiser les concours auxquels vous participez et vous en communiquer les résultats ;
  • Pour vous envoyer des informations sur nos propres services similaires, lorsque vous y avez consenti ou, lorsque les règles applicables en matière de marketing direct le permettent, lorsque vous êtes un client existant et que vous ne vous y êtes pas opposé ;
  • Pour examiner et évaluer votre candidature ;
  • Pour vous informer des modifications apportées à nos services.
3.2 Informations collectées sur notre site web
  • Pour administrer notre site web, y compris à des fins de dépannage, d’analyse de données, de tests, de recherche, de statistiques et d’enquêtes ;
  • Pour améliorer notre site web et présenter le contenu de la manière la plus efficace pour votre appareil ;
  • Pour vous permettre d’utiliser des fonctionnalités interactives lorsque vous choisissez de le faire ;
  • Pour assurer la sûreté et la sécurité de notre site web ;
  • Lorsque vous avez consenti aux cookies concernés, pour mesurer l’efficacité de notre publicité et vous présenter des publicités et des recommandations pertinentes.
3.3 Réservations

Finalités : effectuer et finaliser votre réservation ; vous envoyer votre confirmation de réservation et les e-mails précédant votre arrivée ; gérer les modifications, les annulations, les paiements et la facturation ; respecter les obligations légales.

Données : titre de civilité ; nom du client et des éventuels autres occupants ; adresse (y compris le pays) ; dates d’arrivée et de départ ; adresse e-mail ; numéro de téléphone mobile ; type et date d’expiration de la carte de paiement (les numéros de carte sont traités et conservés sous forme tokenisée par notre prestataire de services de paiement).

Source : directement auprès de vous via notre site web, par e-mail ou par téléphone ; auprès de canaux de réservation tiers, d’agents de voyages ou de votre employeur.

Base juridique : exécution d’un contrat et respect d’obligations légales.

Destinataires (dans la mesure nécessaire) : l’Exploitant de l’établissement réservé, STAYC GROUP BV (services de support), les prestataires de services informatiques intervenant dans le processus de réservation (y compris nos systèmes de gestion hôtelière et de gestion des canaux de distribution), les prestataires de services de paiement, les prestataires de services de communication par e-mail.

Canaux tiers : lorsque vous réservez par l’intermédiaire d’un canal tiers, ce canal est un responsable du traitement indépendant des données que vous lui fournissez et sa propre politique de confidentialité s’applique. Les demandes de modification ou d’annulation d’une telle réservation doivent être adressées au canal, conformément à l’article 2.3(b) de nos Conditions Générales.

3.4 Check-in et check-out

Finalités : enregistrer l’arrivée et le départ ; établir votre identité aux fins de la facturation et du respect de la législation relative à l’enregistrement des clients (fiche de police) ; obtenir une garantie par carte ou une caution ; gérer le paiement ; émettre et vous envoyer votre facture électronique.

Données : titre de civilité ; nom du client et des autres occupants ; adresse ; dates d’arrivée et de départ ; adresse e-mail ; numéro de téléphone ; date de naissance ; nationalité ; numéro du document d’identité ; données de la carte de paiement (tokenisées).

Base juridique : exécution d’un contrat ; respect d’obligations légales (enregistrement des clients, comptabilité et fiscalité).

Destinataires : l’Exploitant ; STAYC GROUP BV ; les prestataires de services informatiques ; les autorités publiques lorsque la loi l’exige.

3.5 Pendant votre séjour

Finalités : entretien des chambres, maintenance et autres services sur place (tels que la blanchisserie ou le parking) ; garantie par carte ou caution ; restitution des objets perdus ou oubliés ; gestion de vos préférences si vous nous le demandez.

Données : dates d’arrivée et de départ ; adresse e-mail ; nom du client et des autres occupants ; numéro de téléphone mobile.

Base juridique : notre intérêt légitime à organiser les opérations quotidiennes, à personnaliser les services à votre demande et à identifier le propriétaire d’objets perdus ; exécution d’un contrat.

Destinataires : l’Exploitant ; STAYC GROUP BV ; les prestataires de services informatiques.

3.6 Informations combinées

Nous pouvons combiner des informations provenant d’autres sources avec les informations que vous nous fournissez, lorsque vous y avez consenti, afin de mesurer l’efficacité de la publicité et de formuler des recommandations concernant des services susceptibles de vous intéresser.

4. CAMÉRAS DE SURVEILLANCE DANS LES ESPACES PUBLICS

Afin d’assurer la sûreté et la sécurité des clients, du personnel et des biens, des caméras de surveillance sont utilisées dans les espaces publics tels que le hall d’entrée, les couloirs, les ascenseurs, les parkings et les autres espaces communs. Leur présence est signalée par les pictogrammes légalement requis. La surveillance par caméras est effectuée conformément à la loi belge du 21 mars 2007 réglant l’installation et l’utilisation de caméras de surveillance.

Finalité : uniquement la surveillance de la sûreté et de la sécurité des personnes et des biens. Les caméras ne sont pas utilisées pour contrôler les performances des employés ni pour suivre le comportement des clients.

Emplacement : aucune caméra n’est installée dans des espaces privés tels que les chambres ou les toilettes.

Conservation : les images sont stockées de manière sécurisée et conservées pendant un (1) mois au maximum, sauf si elles sont nécessaires pour apporter la preuve d’une infraction, de dommages ou de nuisances ou pour identifier un auteur, un perturbateur de l’ordre public, un témoin ou une victime, auquel cas elles peuvent être conservées aussi longtemps que nécessaire à cette fin.

Accès : l’accès est limité au personnel autorisé et les images peuvent être communiquées aux services de police ou aux autorités judiciaires lorsque la loi l’exige ou dans le cadre d’un incident de sûreté ou de sécurité.

Responsable du traitement : l’Exploitant de l’établissement concerné (base juridique : intérêt légitime en matière de sécurité).

5. BASES JURIDIQUES

Vos informations sont traitées sur les bases juridiques suivantes :

  • L’exécution d’un contrat conclu avec vous, ou de mesures précontractuelles prises à votre demande (par exemple une réservation, la participation à un concours, un contrat de travail) ;
  • Le respect d’une obligation légale (par exemple l’enregistrement des clients, les obligations comptables et fiscales) ;
  • Nos intérêts légitimes, à condition que vos droits et libertés fondamentaux ne prévalent pas sur ceux-ci (par exemple la sécurité de nos établissements et de notre site web, la prévention de la fraude, les opérations quotidiennes, le service clientèle ; le marketing direct à l’égard des clients existants, lorsque la loi applicable le permet) ;
  • Votre consentement (par exemple pour les e-mails marketing, les cookies non essentiels, l’utilisation de vos publications sur les réseaux sociaux). Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans que cela n’affecte la licéité du traitement effectué antérieurement.

6. COMMUNICATION DE VOS INFORMATIONS

Nous ne partageons vos informations que lorsque cela est nécessaire aux finalités décrites ci-dessus, avec :

  • les autres entités A-STAY énumérées à la section 1 et STAYC GROUP BV ;
  • les autorités publiques (y compris les autorités judiciaires et policières) ;
  • les banques et les assureurs ;
  • nos conseillers professionnels (par exemple réviseurs d’entreprises, conseillers juridiques et financiers, secrétariat social) ;
  • les prestataires de services liés au recrutement ;
  • nos prestataires de services informatiques (par exemple gestion hôtelière, gestion des canaux de distribution, gestion des revenus et logiciels de gestion d’entreprise) ;
  • nos prestataires de services marketing ;
  • les prestataires de services de paiement en ligne ;
  • les fournisseurs de services d’analyse et de moteurs de recherche qui nous aident à améliorer notre site web (par exemple Google), lorsque vous avez consenti aux cookies concernés.

Nous communiquerons également vos informations à des tiers :

  • si nous vendons ou achetons une entreprise ou des actifs, au vendeur ou à l’acheteur potentiel de cette entreprise ou de ces actifs ;
  • si une entité A-STAY ou la quasi-totalité de ses actifs sont acquis par un tiers, auquel cas les informations relatives aux clients peuvent faire partie des actifs transférés ;
  • si nous sommes légalement tenus de communiquer vos informations, ou afin de protéger les droits, les biens ou la sécurité d’A-STAY, de nos clients ou d’autres personnes, y compris l’échange d’informations avec les autorités publiques en cas, par exemple, d’incident de cybersécurité.

Lorsqu’un prestataire de services traite des données à caractère personnel uniquement pour notre compte, il agit en qualité de sous-traitant et est lié par un contrat de traitement des données conformément à la législation applicable en matière de protection des données. D’autres destinataires, y compris des entités du groupe, peuvent agir en qualité de responsables du traitement distincts ou conjoints selon l’activité de traitement concernée.

7. TRANSFERTS EN DEHORS DE L’EEE

Nous pouvons transférer vos informations vers une destination située en dehors de l’Espace économique européen (EEE), y compris les États-Unis, lorsque cela est approprié pour atteindre les finalités énoncées à la section 3 ou pour communiquer vos informations conformément à la section 6.

Dans ce cas, nous veillons à ce que vos informations soient protégées par l’une des garanties suivantes :

  • la Commission européenne a décidé que le pays assure un niveau de protection adéquat (article 45 du RGPD), y compris, pour les États-Unis, la certification du destinataire au titre de l’EU-US Data Privacy Framework ; ou
  • le transfert est soumis à des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne (article 46(2) du RGPD), accompagnées de toute mesure supplémentaire requise.

Vous pouvez obtenir une copie des garanties pertinentes en nous contactant (voir section 13).

8. VOS DROITS

Vous disposez des droits suivants concernant vos données à caractère personnel, que vous pouvez exercer en nous contactant comme indiqué à la section 13 :

  • le droit d’accès aux informations que nous détenons à votre sujet ;
  • le droit de rectification des informations inexactes ou incomplètes ;
  • le droit à l’effacement, dans certaines circonstances ;
  • le droit à la limitation du traitement, dans certaines circonstances ;
  • le droit à la portabilité des données, c’est-à-dire le droit de recevoir vos informations dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ;
  • le droit de vous opposer au traitement fondé sur nos intérêts légitimes, et de vous opposer à tout moment au marketing direct ;
  • le droit de retirer votre consentement à tout moment, lorsque le traitement est fondé sur le consentement ;
  • le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. En Belgique, il s’agit de l’Autorité de protection des données (Gegevensbeschermingsautoriteit), rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, www.dataprotectionauthority.be.

Nous pouvons être amenés à conserver certaines informations à des fins légales ou administratives (par exemple les documents comptables), même après une demande d’effacement.

Veuillez envoyer votre demande par e-mail en indiquant « Data privacy request » dans l’objet. Lorsque nous avons des doutes raisonnables quant à votre identité, nous pouvons vous demander des informations supplémentaires afin de la confirmer. Nous répondrons dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires si nécessaire, auquel cas nous vous en informerons au cours du premier mois.

9. SÉCURITÉ

Nous avons mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin d’empêcher tout accès non autorisé à vos informations ou toute divulgation non autorisée de celles-ci. Bien que nous nous efforcions de fournir un site web sécurisé, la confidentialité des communications transmises via Internet ou par e-mail ne peut être entièrement garantie.

Lorsque vous disposez d’un mot de passe pour accéder à certaines parties de notre site web, vous êtes responsable de sa confidentialité. Veuillez ne pas partager votre mot de passe, ne pas le réutiliser sur d’autres sites et ne pas utiliser de mots de passe évidents.

10. CONSERVATION

Nous ne conservons pas vos informations plus longtemps que nécessaire aux finalités décrites dans la présente Politique de confidentialité. En particulier :

  • Données d’enregistrement des clients : pendant la durée requise par la législation applicable en matière d’enregistrement des clients ;
  • Factures et documents comptables : dix (10) ans, conformément au droit comptable et fiscal belge ;
  • Données opérationnelles liées au séjour (entretien des chambres, préférences, accès) : jusqu’à 24 heures après la fin de votre séjour, sauf si vous nous avez demandé de conserver vos préférences ;
  • Images de vidéosurveillance : un mois, sous réserve de la section 4 ;
  • Demandes en ligne : aussi longtemps que nécessaire pour répondre à votre demande ;
  • Concours : aussi longtemps que nécessaire pour l’organisation du concours ;
  • Abonnements à la newsletter : jusqu’à votre désinscription ;
  • Candidatures : 6 mois après la fin du processus de recrutement, sauf si vous acceptez une durée plus longue.

Les informations peuvent être conservées plus longtemps lorsque cela est nécessaire dans le cadre d’un litige réel ou potentiel (jusqu’à la résolution du litige) ou pour respecter une obligation légale ou réglementaire.

11. SITES WEB EXTERNES

Notre site web peut contenir des liens vers et depuis des sites web ou applications de nos partenaires, annonceurs et sociétés affiliées, ainsi que vers des canaux de réservation tiers. Ceux-ci ne sont pas contrôlés par nous et disposent de leurs propres politiques de confidentialité, pour lesquelles nous déclinons toute responsabilité. Veuillez consulter ces politiques avant de transmettre toute information.

12. MODIFICATIONS DE LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Nous pouvons modifier la présente Politique de confidentialité de temps à autre. Les modifications seront publiées sur cette page et, le cas échéant, vous seront notifiées par e-mail. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.

13. COORDONNÉES

Les questions, commentaires et demandes concernant la présente Politique de confidentialité ou l’exercice de vos droits peuvent être adressés à [email protected] ou par courrier au responsable du traitement concerné mentionné à la section 1, à l’adresse Soenenspark 1, 9051 Gand, Belgique.

Pour toute question concernant une réservation spécifique, vous pouvez également contacter [email protected] (A-STAY Hotel) ou [email protected] (A-STAY Studios).

14. DROIT APPLICABLE ET LITIGES

Sauf disposition impérative contraire, la présente Politique de confidentialité est régie par le droit belge. Les litiges relèvent de la compétence des tribunaux de Gand, sans préjudice de votre droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données ou d’intenter une action devant les juridictions auxquelles vous avez droit en vertu du droit impératif.

15. PARTAGE DE VOS PUBLICATIONS A-STAY SUR LES RÉSEAUX SOCIAUX

Nous adorons découvrir vos publications A-STAY sur les réseaux sociaux. Nous pouvons vous demander l’autorisation de partager vos photos ou vidéos sur nos propres canaux (Facebook, Instagram, LinkedIn, X, TikTok, Pinterest) et sur notre site web, et de les utiliser dans des newsletters, mailings, dépliants et présentations.

Nous ne réutiliserons votre contenu que si vous donnez votre accord explicite en réponse à notre demande. En donnant votre accord, vous accordez à A-STAY BV une licence non exclusive, gratuite et mondiale d’utilisation et de partage de vos photos et vidéos à des fins marketing, y compris le droit de les reproduire, de les distribuer et de les modifier (sans en altérer le sens). Vous confirmez être titulaire des droits sur le matériel et disposer de l’autorisation de toutes les personnes qui y apparaissent.

Vous pouvez retirer votre autorisation à tout moment en envoyant un e-mail à [email protected] ; nous retirerons votre photo ou vidéo de nos canaux dans un délai de 14 jours. Le matériel déjà utilisé dans des newsletters imprimées, dépliants ou présentations ne peut pas être retiré, mais ne sera plus utilisé.

Dernière mise à jour : 8 octobre 2026

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